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Autant dire tout de suite que ce nouveau logiciel m’a scotché!
Dans la lignée de Grokker sorti fin 2003 Auto Focus Personal de la société néerlandaise Aduna est un moteur de recherche pour vos documents personnels présentant ses résultats sous forme de clusters graphiques.
On peut directement le comparer à Grokker mais aussi par certains côtés à des logiciels plus spécialisés tels que Umap de Trivium (plus distribué directement) ou Wordmapper de Grimmersoft.
La différence avec ces deux derniers c’est la simplicité d’utilisation qu’ont tenu à lui donner ses concepteurs et qui l’oriente vers des utilisateurs non spécialistes du traitement de l’information.
Auto Focus Personal est avant tout un logiciel vous permettant de chercher des informations:
- dans les répertoires présents sur votre PC
- dans des répertoires extérieurs
- dans des sites web
- dans votre messagerie électronique (IMAP ou MS exchange server mais pas directement dans vos fichiers Outlook ou OExpress).
Concrètement un assistant vous permet d’ajouter un fichier ou un site web puis lance l’indexation après vous avoir proposé quelques « réglages » (taille maximum des documents, profondeur des sites à indexer,…). L’indexation des documents se fait ensuite relativement vite. Si vous indexez des pages html en local n’oubliez pas de décocher la case « Include subdirectories », vous prendriez alors en compte les gifs, jpeg et autres fichiers liés à la page sans intérêt pour vos recherches.
Une fois cela fait vous pouvez commencer à travailler. A la différence de Umap ou de Wordmapper Auto Focus ne propose pas de cartographie globale des documents que vous lui avez fait indexer. Sa grande force n’est pas de vous aider à survoler le contenu de vos documents pour en extraire des signaux faibles mais de vous permettre d’isoler au plus vite les documents correspondants à vos besoins.
Exemple: je veux savoir si ma base documentaire personnelle comporte des documents sur l’usage des blogs dans un projet veille. Après avoir indexé les répertoires qui me semblent pertinents:
- je lance une première requête : blog* OR rss (les opérateurs booléens classiques sont pris en compte ainsi que les wildcards, la recherche par proximité et la recherche floue). Résultat = 45 documents apparaissent dans un premier cluster
- je lance une seconde requête: « competitive intelligence » OR « intelligence economique » OR veille. Résultat: 8 documents apparaissent dans un second cluster.
- Il se forme alors une zone de recouvrement entre les clusters générés par ces deux requêtes qui isole les documents dans lesquels apparaissent des éléments communs aux 2 requêtes. Résultats : je dispose sur mon PC de 5 documents a priori pertinents sur ce sujet, dont cette excellente présentation ppt d’Arik Johnson, CEO d’AuroraWDC.
- Un simple clic sur les points représentant les documents à l’intérieur du cluster ou dans la liste de documents (fenêtre basse) me permet d’ouvrir ceux qui m’intéressent.
Vous pouvez ensuite ajouter autant de requêtes que vous le désirez afin d’affiner votre recherche.
Plusieurs fonctionnalités vous aident aussi trouver plus rapidement les bonnes informations:
- 6 boutons à droite de la carte vous permettent de jouer avec les couleurs de votre carte en vous permettant par exemple de n’afficher que les éléments les plus pertinents de votre carte
- la liste de documents dans la fenêtre basse permet le tri par date, titre, taille ou type de document. Elle propose aussi une liste déroulante de termes signifiants pour chaque document. Ces termes sont cliquables et génèrent directement un nouveau cluster dans la carte
- une liste de suggestion à gauche de l’écran vous présente la liste des termes les plus liés à l’ensemble des documents présentés dans la cartographie. Ils sont également cliquables.
- Enfin sachez que les cartes peuvent être exportées au format image PNG mais surtout en HTML Image Map, qui permet de garder les liens vers les documents.
Pour finir de manière synthétique:
Points forts:
- apprentissage rapide
- cartographie java agréable mais surtout pertinente
- possibilité de recherches avancées
- indexation de nombreux formats:txt, html, xml, pdf, doc, xls, ppt, wks, Open Office, Word Perfect, RTF
- le logiciel existe aussi en mode serveur
Points faibles:
- impossible de lancer ses requêtes dans telle base indexée plutôt que dans telle autre. Il faut ajouter ou supprimer définitivement les bases en fonction de ses besoins.
- customisation des fichiers à indexer assez limitée
- impossible de chercher dans les emails présents dans son client de messagerie
- son prix: après 30 jours d’essai il vous en coûtera 190 euros
Lors du récent forum qui s’est tenu à Lyon sur les blogs et wikis l’un des participants avait répondu à quelqu’un qui s’inquiétait de l’Information Overload galopante que les outils pour la traiter étaient de plus en plus puissants. Auto Focus Personal en est la preuve.